Classement, organisation et archivage des dossiers


Objectifs

Assurer une meilleure tenue des dossiers
Organiser ou réorganiser son classement à partir d’une méthode efficace
Donner les moyens de rendre un classement accessible, rapide, fiable, évolutif avec le minimum d’effort

Apprendre l’importance du classement, son rôle

Programme

Apprendre l’importance du classement, son rôle

Connaître les différentes méthodes de classement

Principe
Avantages et inconvénients de chaque méthode

Choisir une méthode en fonction des documents à classer

Analyser les différents types de dossiers et choisir sa méthode en fonction du critère de recherche de l’information en vigueur

Élaborer la refonte du classement actuel

Épurer les dossiers actifs, les structurer
Indexer les dossiers : codes, couleurs,…
Les reclasser : choix de l’emplacement

Rédiger une procédure de classement

Qui emprunte ? : Utilité de la fiche “fantôme”
Qui reclasse ? : Déterminer le ou les responsables
Où ? Comment ? : Le plan de classement informatisé

Maîtriser l’archivage

Qui archive ?
Quoi ? : Durée légale de conservation des documents
Quand ?
Où ? Comment ? : Le plan de versement des archives

Organiser le classement sur micro-ordinateur

Choisir une arborescence claire pour tous
Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers
Utiliser les astuces de rangements sur la messagerie
Gagner du temps grâce aux liens hypertextes

Intra possible : dans votre entreprise (cours particuliers et/ou en groupe)

Public

Personne ayant à classer, ranger, archiver des dossiers

Pédagogie

Apports théoriques
Études de cas et exercices pratiques
Travail sur documents personnels des stagiaires

Moyens et outils

Support de cours

Intervenant

Consultant spécialisé en secrétariat et techniques de gestion documentaire

Modalités d’évaluation

Positionnement pré et post formation par le formateur
Bilan oral de fin de formation
Appréciation des acquis sur l’attestation de formation
Grille d’évaluation individuelle de fin de formation