Mieux appréhender la fonction assistant


Objectifs

Comprendre et intégrer les impératifs liés à la fonction d’Assistant(e) de Direction
Optimiser ses compétences en matière d’organisation et de rédaction de courriers
Mieux gérer la tenue de l’ensemble de ses dossiers et avoir une meilleure méthode de classement

Programme

Les missions de l’assistant(e)

Savoir gérer l’agenda de sa hiérarchie
Optimiser l’utilisation de l’outil téléphone
Comprendre et intégrer les impératifs liés à la fonction d’assistante de direction (autonomie, écoute, compréhension, rigueur, …)
Adapter sa communication à son interlocuteur
Techniques d’expression orale
Techniques de prise en charge, de filtrage, …
Gagner du temps au téléphone
Savoir prendre congé

Les techniques de rédaction

Écrire en fonction du destinataire
Structurer le document
Améliorer la présentation et la mise en page
La ponctuation, le choix des mots
Les pièges à éviter dans la rédaction de courriers
La maîtrise du style professionnel
Exercices de vocabulaire

Prendre des notes et rédiger un compte-rendu

La prise de note rapide
La rédaction de compte rendu

Savoir gérer son temps et les priorités

Les principes de base de la gestion du temps
Distinguer les tâches prioritaires et repérer les sources de perte de temps
Méthodes et outils d’organisation

Méthodes d’organisation et de classement

Définir sa mission
Faire le point sur son mode d’organisation : les points forts, les points faibles
Savoir trier : la méthodologie
Savoir classer : la méthodologie
Organiser sa journée de travail
Déterminer ses relations avec l’environnement :
Interne – Responsables hiérarchiques, collaborateurs, collègues
Externe – Clients, partenaires

Intra possible : dans votre entreprise (cours particuliers et/ou en groupe)

Public

Tout(e) assistant(e) souhaitant gagner en professionnalisme, en efficience et en sérénité dans son métier

Pédagogie

Méthode participative basée sur des échanges d’expérience et de vécu professionnel supposant l’implication de chaque participant
Méthode active comprenant des exercices individuels et collectifs, des exposés, apports théoriques et méthodologiques

Moyens et outils

Étude de cas à partir de situations d’entreprise
Utilisation de la vidéo
1 support de cours remis à chaque module

Intervenant

Consultant en développement personnel spécialisé dans les techniques d’organisation individuelle et collective

Modalités d’évaluation

Positionnement pré et post formation par le formateur
Bilan oral de fin de formation
Appréciation des acquis sur l’attestation de formation
Grille d’évaluation individuelle de fin de formation